أربع مهام تجارية عليك أتمتتها قبل الذهاب في عطلة

الإجازات وقت للاسترخاء واستكشاف الأماكن المثيرة للاهتمام في العالم. يأخذ معظم العمال من  5 إلى 9 إجازات سنوية. إذا كنت رجل أعمال مشغول للغاية وهناك مسؤوليات كبيرة تقع على عاتقك، فإنه بغض النظر عن التزاماتك، سوف تصل إلى نقطة الانهيار. لذا لابد من أخذ قسط من الراحة. عندما يأتي ذلك الوقت، تحتاج إلى أن تتأكد أنك لن تضرَ عملك. وهنا أربع طرق لتحقيق ذلك.

1. التواصل مع العملاء

 التواصل الفعال هو عنصر أساسي في أي عمل، ومن الواضح أن المهام التي تحتاج إلى أتمتة يتم تحديدها من قبل الشركة الخاصة بك.
هل سبق لك أن تلقيت واحدة من تلك الرسائل الإلكترونية العامة، الآلية؟ إنها عادة شيء من هذا القبيل، "دانيال سيكون خارج المكتب طوال الأسبوع، وسوف تكون متاحة للرد على أسئلتكم يوم الجمعة." رسالة الرد التلقائي تساعد العملاء وتوفر عليهم الكثير.

أتمتة الرد يمكن تطبيقه على أي مهمة متكررة – بما في ذلك الأسئلة التي عادة ما يسألها عملاء البريد الإلكتروني لك مراراً وتكراراً. والذي سيساعدك بقوة على أتمتة الرد يكمن في توقع أسئلة العملاء، مما يجعل من السهل على الناس الاستفسار ومعرفة الرد بسرعة.

من الأفضل تحويل البريد الإلكتروني خارج المكتب الخاص بك إلى صفحة أسئلة وأجوبة مصغرة مع وصلات إلى المعلومات ذات الصلة كوسائل التواصل الاجتماعي، ووثائق الأعمال أو صفحة اتصالات الموقع لمساعدتهم على المتابعة مع الموظف المناسب.

2. التواصل مع فريقك

في عالم مثالي، كنا نريد أن نغلق هواتفنا و نتمتع ببعض السلام والهدوء، والوجبات الغريبة و توجيه النظر نحو شاطئ البحر.حسناً كن على يقين أن  التواصل مع فريق العمل أمر لا مفر منه.  حتى إن كنت في عطلة.

ومع ذلك، لا تريد أن تتابع صندوق البريد الوارد الخاص بك، والانتظار بفارغ الصبر لأي رسائل تتطلب اهتماماً عاجلاً. حسناً، أخبر فريقك أنهم سيتاح لهم التحدث فقط خلال إطار زمني محدد، في يوم محدد. ضع في اعتبارك اختلافات المنطقة الزمنية.

ومع أداة جدولة تعمل مع تطبيق التقويم المفضل لديك. هذا سيتيح لأعضاء فريقك التواصل معك فقط خلال الأوقات المحددة "الطوارئ".

3. تبسيط المهام المالية

البرامج الحديثة تجعل المحاسبة، والمرتبات وغيرها من المهام المالية المتكررة  أمراً غير معقد نسبياً. هناك العديد من المنصات لأتمتة الإجراءات الأكثر روتينية مثل إرسال الفواتير، والتقاط المعاملات وتوليد التقارير.

هناك احتمال أنك تستخدم بالفعل ميزات التشغيل الآلي هذه في نشاطك التجاري. إذا كنت لا، فاسعَ لذلك خصوصاً إذا كنت تنوي قضاء عطلة ممتعة بدون متاعب وأعباء.
بمجرد إعداد هذه المنصات الآلية، فإنها سوف تستمر بالقيام بمهامك المالية إلى أجل غير مسمى. وعند العودة من عطلتك، يمكنك قضاء وقت أقل على الكتب لمراجعة المعاملات.

4. التحضير لاجتماع ما بعد العطلة

بعد عطلة قد تكون طويلة، أنت بحاجة إلى عقد اجتماع مع فريقك لمعرفة مجريات الأمور عن كثب، ومراجعة المعاملات الأساسية ودراسة التغييرات وأثرها. 
 

 

 

 

المصدر
 

0 تعليق

أضف تعليقاً

Login

Welcome! Login in to your account

Remember me Lost your password?

Don't have account. Register

Lost Password

Register